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股東週年大會服務
公司股東週年大會至關重要,可讓香港上市公司與股東保持緊密溝通。若經悉心安排,股東週年大會既可鞏固公司與股東之間的關係,亦能體現公司奉行的最佳企業管治常規,為來年發展奠定穩固基礎。
然而,股東週年大會可能增添公司秘書負擔,若要每年有所創新更非易事。Elemental Cosec的專家團隊具備豐富經驗,曾為各地不同市場的上市公司籌辦股東週年大會。與CS Legend合作,能確保你的公司股東週年大會符合最高標準,保證大會議程暢順,讓你的內部公司秘書得以專注履行其他重要職責。
我們的服務包括:
1. 擬備文件
股東週年大會通告
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在遵循公司法及企業管治規定(視何者適用而定)的情況下,準確計算會議的通知期。
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提供須提呈大會審議事項的建議。
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確定到期輪值退任的董事名單。
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草擬通告,包括配發股份、不使用優先權及股份回購授權的決議案。
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確保通告符合所有必要的法律及證券交易所規定。
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草擬任何特別議案的說明。
代表委任表格
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草擬代表委任表格。
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與過戶登記處聯絡,以確保符合其系統需求。
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確保代表委任表格符合所有必要的法律及證券交易所規定。
股東週年大會通告及代表委任表格
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與印刷商聯絡,傳閱及檢查校對稿件,直至最終確認定稿以供印刷及寄發。
2. 會議準備工作
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就合適場地提供建議。
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確保出席會議人數達法定人數。
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為當日實際安排提供協助。
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提醒股東交回代表委任表格。
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就正式提呈大會審議事項草擬主席發言稿。
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製作簡介資料。
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安排可能進行投票表決的事宜。
3. 會議期間工作
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出席會議並負責會議紀錄
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必要時提供建議。
4. 會議後續工作
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草擬任何關於會議結果的必要公告。
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與相關顧問聯絡,向市場發佈公告/上載公告至公司網站。
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向香港公司註冊處提交決議案及任何其他必要文件。
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擬備會議記錄。
所需費用
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視乎所需服務而定,但通常會事先商定費用,以免你的公司在會後出現超支情況。
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