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股東週年大會服務

公司股東週年大會至關重要，可讓香港上市公司與股東保持緊密溝通。若經悉心安排，股東週年大會既可鞏固公司與股東之間的關係，亦能體現公司奉行的最佳企業管治常規，為來年發展奠定穩固基礎。
 

然而，股東週年大會可能增添公司秘書負擔，若要每年有所創新更非易事。Elemental Cosec的專家團隊具備豐富經驗，曾為各地不同市場的上市公司籌辦股東週年大會。與CS Legend合作，能確保你的公司股東週年大會符合最高標準，保證大會議程暢順，讓你的內部公司秘書得以專注履行其他重要職責。

我們的服務包括：

1. 擬備文件

股東週年大會通告

  • 在遵循公司法及企業管治規定（視何者適用而定）的情況下，準確計算會議的通知期。

  • 提供須提呈大會審議事項的建議。

  • 確定到期輪值退任的董事名單。

  • 草擬通告，包括配發股份、不使用優先權及股份回購授權的決議案。

  • 確保通告符合所有必要的法律及證券交易所規定。

  • 草擬任何特別議案的說明。

代表委任表格

  • 草擬代表委任表格。

  • 與過戶登記處聯絡，以確保符合其系統需求。

  • 確保代表委任表格符合所有必要的法律及證券交易所規定。

股東週年大會通告及代表委任表格

  • 與印刷商聯絡，傳閱及檢查校對稿件，直至最終確認定稿以供印刷及寄發。

2. 會議準備工作

  • 就合適場地提供建議。
     

  • 確保出席會議人數達法定人數。
     

  • 為當日實際安排提供協助。
     

  • 提醒股東交回代表委任表格。
     

  • 就正式提呈大會審議事項草擬主席發言稿。
     

  • 製作簡介資料。
     

  • 安排可能進行投票表決的事宜。

3. 會議期間工作

  • 出席會議並負責會議紀錄
     

  • 必要時提供建議。

4. 會議後續工作

  • 草擬任何關於會議結果的必要公告。
     

  • 與相關顧問聯絡，向市場發佈公告／上載公告至公司網站。
     

  • 向香港公司註冊處提交決議案及任何其他必要文件。
     

  • 擬備會議記錄。

所需費用

  • 視乎所需服務而定，但通常會事先商定費用，以免你的公司在會後出現超支情況。

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